إدارة المشاريع

هناك ثلاثة أنواع من المشاريع يتم العمل عليه من قبل وحدة تنسيق الدعم وهي:

  1. مشروع مُعَد بناءً على تقييم احتياج مقدم من قبل برامج وأقسام الوحدة.
  2. مشروع مُعَد بناءً على احتياج مقدم من قبل جهة محلية.
  3. مشروع مُعَد بناءً على طلب مقترحات مشاريع عند وجود منحة مالية.

 

أولاً- مشروع مُعَد بناءً على تقييم احتياج مقدم من قبل برامج وأقسام الوحدة:

وتمر دورة حياة المشروع في هذا النوع بإحدى عشرة مرحلة هي:

  1. تقييم الاحتياج وتحديد الأولويات: تصدر وحدة ادارة المعلومات تقارير دورية بهدف تقييم الاحتياجات وتحديد الأولويات بناءً على المعلومات الواردة من الباحثين والمستقاة من المجالس المحلية ومنظمات المجتمع المدني والسكان المحليين وتستغرق هذه المرحلة 30 يوماً.
  2. اعداد فكرة المشروع: تقدم البرامج المختصة مقترح أولي للمشروع خلال 5 ايام بعد تقييم الاحتياج.
  3. اختيار الشريك: يقوم قسما المناصرة والتواصل، والمراقبة والتقييم بالبحث واختيار الشريك المناسب لتنفيذ المشروع في حال اعتذار المجالس المحلية والمؤسسات التابعة للحكومة المؤقتة الشركاء الحصريين للوحدة وفق مذكرات تفاهم موقعة معها في هذا الصدد وذلك خلا  أيام.
  4. تسويق المشروع: يقوم قسم المناصرة والتواصل وبالتعاون مع البرامج المختصة بالتسويق للمشروع لدى الجهات المانحة لتبني المشروع وتأمين التمويل اللازم وذلك خلال 30 يوماً.
  5. اعداد الدراسة: تتعاون البرامج المختصة مع أقسام المراقبة والتقييم، والمالي والمناصرة والتواصل لإعداد دراسة تفصيلية للمشروع خلال 30 يوماً.
  6. تحضير وتوقيع مذكرة التفاهم مع الشريك المنفذ: يقوم القسم القانوني بالتعاون مع البرامج المختصة وبإشراف الادارة التنفيذية بالتحضير لمذكرة التفاهم الخاصة بالمشروع والمتضمنة لشروط ومدة التنفيذ والمسؤوليات والواجبات لكل طرف والتوقيع عليها من قبل الطرفين خلال فترة لا تتعدى اليومين.
  7. تجهيز وتوقيع عقد التمويل مع المانح: يقوم القسم القانوني بالتعاون مع البرامج المختصة بتجهيز وتحضير عقد التمويل مع المانح والتوقيع عليها من قبل المانح والمدير التنفيذي خلال يومين.
  8. تنفيذ المشروع: يتم تنفيذ المشروع من قبل الشريك المنفذ ويقوم قسم المراقبة والتقييم بإجراء عمليات المراقبة والتقييم لكافة مراحل التنفيذ وتتم مراجعة الأقسام المختصة في حال الحاجة للتعديل أثناء التنفيذ وتتم عمليات الصرف بناء على تقارير المراقبة والتقييم، كما يتم الترويج اعلامياً للمشروع من قبل قسم المناصرة والتواصل ويختلف مدة التنفيذ من مشروع لآخر حسب طبيعته وحجمه.
  9. التقييم المرحلي: يقوم قسم المراقبة والتقييم بإصدار تقارير مرحلية للمشروع تتضمن سلامة التنفيذ وفق المحددات ومدى مطابقته للشروط والمواصفات الفنية ويستغرق اعداد التقرير المرحلي 7 أيام لكل مرحلة.
  10. اغلاق المشروع واصدار تقرير التقييم النهائي: تقوم كافة الأقسام المعنية بانهاء أعمال المشروع كلٌ حسب اختصاصه ويصدر التقرير النهائي لأعمال المراقبة والتقييم خلال 7 أيام من انتهاء أعمال المشروع.
  11. استثمار المشروع وقياس الأثر: يتم استثمار المشروع من قبل الجهة المحلية المختصة ويتم دراسة أثر المشروع من قبل قسم المراقبة والتقييم وتقديم توصيات تضمن استدامة للمشروع.

ثانياً- مشروع مُعَد بناءً على احتياج مقدم من قبل جهة محلية:

وتمر دورة حياة المشروع في هذا النوع بعشر مراحل وخطوات هي:

  1. اعداد فكرة المشروع: يتم تقديم فكرة المشروع بناءً على احتياج من قبل الشريك المحلي وتقوم البرامج والأقسام المختصة في الوحدة من التأكد من أن فكرة المشروع تتوافق مع الاحتياج الفعلي وأولويات العمل وذلك خلال 15 يوماً.
  2. اختيار الشريك: الجهة التي قدمت المشروع لها الأولوية في التنفيذ وفي حال اعتذارها يكون المجلس المحلي أو مؤسسة تابعة للحكومة المؤقتة لها الحق في التنفيذ وعند اعتذارها يتم البحث عن الشريك التفيذي المناسب من قبل أقسام الوحدة المختصة خلال فترة زمنية لا تتجاوز 5 أيام.
  3. تسويق المشروع: يقوم قسم المناصرة والتواصل وبالتعاون مع البرامج المختصة بالتسويق للمشروع لدى الجهات المانحة لتبني المشروع وتأمين التمويل اللازم وذلك خلال 30 يوماً.
  4. اعداد الدراسة: تتعاون البرامج المختصة مع أقسام المراقبة والتقييم، والمالي والمناصرة والتواصل لإعداد دراسة تفصيلية للمشروع وباستشارة الشريك المحلي صاحب المشروع خلال فترة لا تتجاوز 30 يوماً.
  5. تحضير وتوقيع مذكرة التفاهم مع الشريك المنفذ: يقوم القسم القانوني بالتعاون مع البرامج المختصة وبإشراف الادارة التنفيذية بالتحضير لمذكرة التفاهم الخاصة بالمشروع والمتضمنة شروط ومدة التنفيذ والمسؤوليات والواجبات لكل طرف والتوقيع عليها من قبل الطرفين خلال فترة لا تتعدى اليومين.
  6. تجهيز وتوقيع عقد التمويل مع المانح: يقوم القسم القانوني بالتعاون مع البرامج المختصة بتجهيز وتحضير عقد التمويل مع المانح والتوقيع عليها من قبل المانح والمدير التنفيذي خلال يومين.
  7. تنفيذ المشروع: يتم تنفيذ المشروع من قبل الشريك المنفذ ويقوم قسم المراقبة والتقييم بإجراء عمليات المراقبة والتقييم لكافة مراحل التنفيذ وتتم مراجعة الأقسام المختصة في حال الحاجة للتعديل أثناء التنفيذ وتتم عمليات الصرف بناء على تقارير المراقبة والتقييم، كما يتم الترويج اعلامياً للمشروع من قبل قسم المناصرة والتواصل ويختلف مدة التنفيذ من مشروع لآخر حسب طبيعته وحجمه.
  8. التقييم المرحلي: يقوم قسم المراقبة والتقييم بإصدار تقارير مرحلية للمشروع تتضمن سلامة التنفيذ وفق المحددات ومدى مطابقته للشروط والمواصفات الفنية ويستغرق اعداد التقرير المرحلي 7 أيام لكل مرحلة.
  9. اغلاق المشروع واصدار تقرير التقييم النهائي: تقوم كافة الأقسام المعنية بانهاء أعمال المشروع كلٌ حسب اختصاصه ويصدر التقرير النهائي لأعمال المراقبة والتقييم خلال 7 أيام من انتهاء أعمال المشروع.
  10. استثمار المشروع وقياس الأثر: يتم استثمار المشروع من قبل الجهة المحلية المختصة ويتم دراسة أثر المشروع من قبل قسم المراقبة والتقييم وتقديم توصيات تضمن استدامة للمشروع

ثالثاً- مشروع مُعَد بناءً على طلب مقترحات مشاريع عند وجود منحة مالية:

وتمر دورة حياة المشروع في هذا النوع بإحدى عشرة خطوة ومرحلة هي:

  1. توزيع المنحة على القطاعات: يتم توزيع المنحة الواردة من إحدى الجهات المانحة على القطاعات حسب الاحتياج الفعلي والأولويات بناءً على تقارير تقييم الاحتياجات الصادرة من وحدة ادارة المعلومات في الوحدة خلال 5 أيام.
  2. الاعلان عن طلب ” فكرة مشروع” حسب القطاعات: تقوم البرامج المختصة وبالتعاون مع قسم المناصرة والتواصل الاعلان عن تلقي طلبات تتضمن “فكرة مشروع” مع تقديم الوثائق المطلوبة خلال فترة 20 يوم.
  3. تقييم أفكار المشاريع المقدمة: بعد انتهاء فترة تقديم طلبات أفكار المشاريع يتم التقييم والاختيار من قبل وحدة ادارة المعلومات والبرامج المختصة المشاريع ذات الأولوية حسب القطاعات خلال فترة 20 يوم.
  4. تقييم الشريك: يتم تقييم الشريك صاحب فكرة المشروع ومدى امكانية تنفيذه للمشروع وفي حال اعتذاره أو عدم تحقيقه الشروط المطلوبة يتم البحث عن شريك منفذ آخر وتستغرق هذه العملية يومين.
  5. اعداد الدراسة: يتم اعداد الدراسة من قبل الشريك صاحب فكرة المشروع وتقديمها للوحدة.
  6. تدقيق الدراسة: تقوم البرامج المختصة وقسم المراقبة والتقييم والقسم المالي وقسم المناصرة والتواصل بتدقيق الدراسة وتنقيحها وتطويرها بما يتلائم مع النماذج المعتمدة لدى الوكالات والجهات المانحة خلال فترة 10 أيام.
  7. تحضير وتوقيع مذكرة التفاهم مع الشريك المنفذ: يقوم القسم القانوني بالتعاون مع البرامج المختصة وبإشراف الادارة التنفيذية بالتحضير لمذكرة التفاهم الخاصة بالمشروع والمتضمنة شروط ومدة التنفيذ والمسؤوليات والواجبات لكل طرف والتوقيع عليها من قبل الطرفين خلال فترة لا تتعدى اليومين.
  8. تنفيذ المشروع: يتم تنفيذ المشروع من قبل الشريك المنفذ ويقوم قسم المراقبة والتقييم بإجراء عمليات المراقبة والتقييم لكافة مراحل التنفيذ وتتم مراجعة الأقسام المختصة في حال الحاجة للتعديل أثناء التنفيذ وتتم عمليات الصرف بناءً على تقارير المراقبة والتقييم، كما يتم الترويج اعلامياً للمشروع من قبل قسم المناصرة والتواصل ويختلف مدة التنفيذ من مشروع لآخر حسب طبيعته وحجمه.
  9. التقييم المرحلي: يقوم قسم المراقبة والتقييم بإصدار تقارير مرحلية للمشروع تتضمن سلامة التنفيذ وفق المحددات ومدى مطابقته للشروط والمواصفات الفنية ويستغرق اعداد التقرير المرحلي 7 أيام لكل مرحلة.
  10. اغلاق المشروع واصدار تقرير التقييم النهائي: تقوم كافة الأقسام المعنية بانهاء أعمال المشروع كلٌ حسب اختصاصه ويصدر التقرير النهائي لأعمال المراقبة والتقييم خلال 7 أيام من انتهاء أعمال المشروع.
  11. استثمار المشروع وقياس الأثر: يتم استثمار المشروع من قبل الجهة المحلية المختصة ويتم دراسة أثر المشروع من قبل قسم المراقبة والتقييم وتقديم توصيات تضمن استدامة للمشروع.